Ratgeber · Gastronomie

Zeiterfassung in der Gastronomie: was Pflicht ist und wie es ohne Zettel geht

Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse müssen Arbeitszeiten schon seit 2015 aufzeichnen, nicht erst seit dem Urteil von 2022. Hier steht, was genau verlangt wird, was es kostet, wenn es fehlt, und wie ein iPad neben der Kasse die Stundenzettel ersetzt.

Stand: September 2026 · keine Rechtsberatung · Quellen am Ende

Kurz gesagt

Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten aufgezeichnet werden, bei Minijobbern in jeder Branche.
Frist: spätestens sieben Tage nach der Arbeit. Aufbewahren: zwei Jahre.
Fehlende, falsche oder verspätete Aufzeichnungen: Bußgeld bis 50.000 €. Kontrolliert wird vom Zoll.
Die Form ist heute frei. Eine elektronische Pflicht ist geplant, aber noch nicht beschlossen.

Was das Gesetz verlangt

Es sind drei Regeln, die übereinander liegen. Für die Gastronomie ist die erste die wichtigste, weil sie konkret ist und kontrolliert wird.

Regel	Für wen	Was
§ 17 Mindestlohngesetz seit 2015	Alle Beschäftigten im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (und den anderen Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) sowie Minijobber in jeder Branche	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet, mindestens zwei Jahre aufbewahrt
§ 16 Arbeitszeitgesetz seit 1994	Alle Betriebe	Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren
Bundesarbeitsgericht, 13.09.2022 Az. 1 ABR 22/21	Alle Betriebe	Die gesamte Arbeitszeit ist zu erfassen (abgeleitet aus § 3 Arbeitsschutzgesetz). Die Form ist frei.

Ausnahmen gibt es nur wenige: für Beschäftigte mit einem regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto (oder über 2.974 €, wenn es zwölf Monate lang nachweislich gezahlt wurde) und für enge Familienangehörige des Arbeitgebers. Für Servicekräfte, Küchenhilfen und Aushilfen gilt die Pflicht also praktisch immer.

Was kommt: elektronische Erfassung

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Entwurf vorgelegt, nach dem die Arbeitszeit künftig elektronisch und noch am selben Tag erfasst werden soll. Vorgesehen sind Übergangsfristen (ein Jahr, für Betriebe unter 250 Beschäftigten zwei, unter 50 Beschäftigten fünf Jahre); Betriebe bis zehn Beschäftigte sollen dauerhaft auch auf Papier erfassen dürfen. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen und kann sich ändern.

Pausen nicht vergessen

Nach § 4 Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, jeweils in Blöcken von mindestens 15 Minuten. Im Abendgeschäft geht das gern unter, und bei einer Prüfung zählt, was aufgezeichnet ist.

Wo es im Alltag hakt

Der Zettel im Pausenraum. Wird am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt, mit runden Zeiten. Genau das fällt bei einer Prüfung auf, und die Sieben-Tage-Frist ist dann längst vorbei.
Minijobber über der Grenze. Ein paar Extraschichten im Dezember, und die Verdienstgrenze (2026: 603 € im Monat) ist gerissen. Das merkt man ohne laufende Summe erst bei der Abrechnung.
Abmelden vergessen. Nach einer langen Schicht geht jemand ohne auszutragen. Am nächsten Tag weiß niemand mehr, ob es 23:10 oder 23:50 war.
Wechselndes Personal. Aushilfen kommen und gehen. Eine Lösung, für die jeder ein Konto und eine App braucht, wird nicht benutzt.
Streit um Stunden. Ohne saubere Aufzeichnung steht im Zweifel Aussage gegen Aussage, und der Arbeitgeber hat die schlechteren Karten.

So löst Shiftpin das

Ein iPad steht im Laden. Wer kommt, tippt auf die eigene Kachel, gibt die PIN ein und wählt Kommen, Pause oder Gehen. Das dauert fünf Sekunden und braucht keine Schulung. Du siehst auf dem iPhone, wer da ist.

Shiftpin Terminal auf dem iPad: Kacheln der Mitarbeiter mit Status im Dienst, in Pause, nicht im Dienst

Das Terminal im Laden: eine Kachel pro Person, gestempelt wird mit PIN.

Anforderung	In Shiftpin
Beginn, Ende, Dauer	Jede Stempelung mit Zeitstempel, die Dauer rechnet die App. Pausen werden mitgestempelt.
Rechtzeitig	Erfasst wird im Moment des Stempelns, auch ohne Internet. Nachträge sind als solche markiert.
Richtig und nachvollziehbar	Korrekturen nur mit Grund. Die ursprüngliche Zeit bleibt sichtbar, mit Namen und Datum der Änderung.
Zwei Jahre aufbewahren	Nichts wird gelöscht, auch nicht bei ausgeschiedenen Mitarbeitern. Export für jeden Monat seit der ersten Stempelung.
Vorlegen können	Stundenzettel als PDF pro Person und Monat, auf Wunsch mit Unterschrift. CSV für das Lohnbüro.
Pausen	Die App prüft die Pflichtpause und warnt dich, bevor sie fehlt.
Minijob-Grenze	Laufende Summe pro Monat mit Warnung: „bei gleichem Tempo am 24. überschritten“.
Abmelden vergessen	Dein iPhone meldet sich nach Betriebsschluss, wenn noch jemand im Dienst ist.

Die Daten liegen in deiner eigenen iCloud, nicht auf unseren Servern. Mitarbeiter brauchen kein Konto und keine App. Die Apps gibt es auf Deutsch, Türkisch und Englisch.

Ein Preis pro Betrieb, nicht pro Kopf

Bis acht Mitarbeitende in einer Filiale kostet Shiftpin Start 25 € im Monat. Für mehr Leute oder Filialen nimmst du Shiftpin Pro für 49 € im Monat, egal ob zwanzig oder fünfzig Leute. Jährlich gibt es zwei Monate geschenkt, die ersten 14 Tage sind kostenlos. Du brauchst ein iPhone und ein iPad ab Baujahr 2019, ein gebrauchtes reicht.

Mehr über Shiftpin · Anleitung als PDF

Häufige Fragen

Müssen Gastronomen die Arbeitszeit aufzeichnen?

Ja. Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe verlangt § 17 Mindestlohngesetz seit 2015, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dazu kommt die allgemeine Pflicht aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022.

Wie lange habe ich Zeit für die Aufzeichnung?

Nach § 17 Mindestlohngesetz spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung. Ein Gesetzentwurf von Juni 2026 sieht künftig die Erfassung noch am selben Tag vor, er ist aber noch nicht beschlossen.

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlenden Aufzeichnungen?

Wer Aufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, riskiert nach § 21 Mindestlohngesetz eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Heute noch nicht, Papier ist zulässig. Der Gesetzentwurf von Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung mit Übergangsfristen vor; Betriebe bis zehn Beschäftigte sollen dauerhaft ausgenommen bleiben. Beschlossen ist das noch nicht.

Gilt das auch für Friseure, Reinigungen oder Lieferdienste?

Ja. § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt neben dem Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe unter anderem das Baugewerbe, die Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, die Gebäudereinigung, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Shiftpin funktioniert in all diesen Betrieben genauso, solange vor Ort gestempelt wird.

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Quellen

§ 17 Mindestlohngesetz (Aufzeichnung, Frist, Aufbewahrung) und § 21 Mindestlohngesetz (Bußgeld)
§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Branchen)
§ 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (Ausnahmen)
§ 16 und § 4 Arbeitszeitgesetz
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Juni 2026 (noch nicht beschlossen), nach Auswertungen von Arbeitsrechtskanzleien.

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Betrieb klärst du Einzelheiten mit Steuerberater oder Anwalt.