Seit wann die Pflicht gilt und woher sie kommt

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof im Mai 2019: Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 eine Pflicht abgeleitet, die in Deutschland schon heute gilt: Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz muss jeder Arbeitgeber Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Ein neues Gesetz brauchte es dafür nicht, das Gericht hat die bestehende Vorschrift so ausgelegt.

Drei Dinge hat das Gericht dabei offengelassen, und sie gelten deshalb bis heute: Die Erfassung muss nicht elektronisch sein, Papier ist erlaubt. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten übertragen, muss aber dafür sorgen, dass sie geschieht. Und Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, nur eben mit Aufzeichnung.

Ein eigenes Bußgeld für den Verstoß gegen diese allgemeine Pflicht gibt es bisher nicht. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Einführung eines Systems aber anordnen, und wer eine solche Anordnung ignoriert, riskiert ein Bußgeld nach dem Arbeitsschutzgesetz. Spürbarer ist ein anderer Punkt: Im Streit um Überstunden oder Lohn steht ein Arbeitgeber ohne Aufzeichnungen vor dem Arbeitsgericht deutlich schlechter da.

Was schon vorher galt: Überstunden und die Branchen des Mindestlohngesetzes

Zwei Pflichten sind älter und konkreter, mit klaren Bußgeldern:

• Arbeitszeitgesetz, § 16 Abs. 2: Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Tag muss aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für alle Betriebe. Verstoß: Bußgeld bis 30.000 € (§ 22 ArbZG).
• Mindestlohngesetz, § 17, seit 2015: In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Gastronomie, Bau, Gebäudereinigung, Speditionen, Fleischwirtschaft, Friseur- und Kosmetikgewerbe, sind für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens am siebten Tag danach, zwei Jahre aufzubewahren. Dasselbe gilt in jeder Branche für Minijobber. Ausgenommen sind nur Beschäftigte mit über 4.461 € Monatsentgelt (oder über 2.974 € über zwölf Monate) und enge Familienangehörige. Verstoß: Bußgeld bis 50.000 € (§ 21 MiLoG), kontrolliert vom Zoll.

Für ein Café, eine Bäckerei mit Aushilfen oder einen Salon ist das der Maßstab, der zählt. Das Urteil von 2022 hat daran nichts verschärft, es hat die Pflicht nur auf alle anderen Betriebe ausgedehnt.

Was der Gesetzentwurf von 2026 vorsieht, und was nicht

Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Das Ministerium nennt ihn selbst eine interne Arbeitsfassung. Sein Kern:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind elektronisch und am Tag der Arbeit zu erfassen, zwei Jahre aufzubewahren.
• Übergangsfristen für die elektronische Form, gestaffelt nach Betriebsgröße; Betriebe bis zehn Beschäftigte sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben. Aufzeichnen müssen auch sie.
• Bußgeld bei Verstößen bis 30.000 €.

Ein Referentenentwurf steht am Anfang des Verfahrens: Es fehlen Kabinettsbeschluss, Bundestag und Bundesrat. Ein Datum für das Inkrafttreten nennt der Entwurf nicht. Wer dir heute einen Stichtag nennt, ab dem „elektronische Zeiterfassung Pflicht“ sei, verkauft dir etwas. Sobald das Gesetz beschlossen ist, aktualisieren wir diese Seite.

Was du heute mindestens tun musst

Dazu in jedem Betrieb: die Pausen nach § 4 Arbeitszeitgesetz (30 Minuten ab sechs Stunden, 45 ab neun) und die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. Wer die Arbeitszeit erfasst, sieht Verstöße dagegen, bevor der Prüfer sie sieht.

Papier, Tabelle oder App: was in der Prüfung zählt

Erlaubt ist heute alles, was nachvollziehbar ist. Der Unterschied zeigt sich, wenn der Zoll im Laden steht oder ein Mitarbeiter vor dem Arbeitsgericht 200 Überstunden geltend macht:

• Papier: zulässig, aber oft nachträglich ausgefüllt, unleserlich, mit Lücken. Nachträge sind nicht von Originalen zu unterscheiden. Bei einer Prüfung fehlt dann die Glaubwürdigkeit.
• Excel: wie Papier, nur schneller zu ändern, und jede Änderung ist unsichtbar.
• Stempeln am iPad: Jede Buchung trägt den Zeitpunkt, an dem sie gemacht wurde. Nachträge und Korrekturen sind als solche gekennzeichnet, mit Grund, die ursprüngliche Zeit bleibt sichtbar. Pausen und Höchstarbeitszeit werden mitgerechnet. Der Stundenzettel für den Steuerberater kommt als PDF pro Person und Monat.

Shiftpin macht aus einem iPad im Betrieb diese Stempeluhr: Kachel antippen, PIN eingeben, fertig. Kein Konto für Mitarbeitende, die Daten bleiben in deiner iCloud. Damit erfüllst du heute schon die strenge Form des Mindestlohngesetzes, und die elektronische Erfassung des Entwurfs gleich mit.

24 Sekunden: So sieht Zeiterfassung aus, wenn sie niemanden aufhält.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Ja. Die Pflicht aus dem BAG-Urteil von 2022 gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Der Gesetzentwurf von 2026 will Betriebe bis zehn Beschäftigte nur von der elektronischen Form ausnehmen, nicht von der Aufzeichnung selbst.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Heute nicht. Papier oder eine Tabelle sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar erfasst werden. Der Gesetzentwurf sieht die elektronische Form vor, ist aber nicht beschlossen.

Ab wann gilt das neue Arbeitszeitgesetz?

Das weiß niemand. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 nennt kein Datum; vorgesehen ist ein Inkrafttreten im Quartal nach der Verkündung, und vorher müssen Kabinett, Bundestag und Bundesrat zustimmen. Ein konkreter Stichtag, den dir jemand nennt, ist erfunden.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Sie bleibt möglich. Auch dann muss die Arbeitszeit erfasst werden, die Aufzeichnung kann aber den Beschäftigten übertragen werden. Der Arbeitgeber muss sich um ein funktionierendes System kümmern und darf die Aufzeichnungen nicht ignorieren.

Reicht es, nur Überstunden aufzuschreiben?

Nach § 16 Arbeitszeitgesetz war das lange die einzige ausdrückliche Pflicht für Betriebe außerhalb der Mindestlohn-Branchen. Seit dem Urteil von 2022 reicht das nicht mehr: Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit, also Beginn, Ende und Dauer.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Zwei Jahre, sowohl nach dem Mindestlohngesetz als auch nach dem Arbeitszeitgesetz. Für die Lohnabrechnung selbst gelten längere steuerliche Fristen, dazu berät der Steuerberater.

Weitere Ratgeber

Quellen

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO)
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
• § 3 Arbeitsschutzgesetz (Grundpflichten des Arbeitgebers)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 22 Arbeitszeitgesetz (Bußgeld)
• § 17 Mindestlohngesetz (Aufzeichnung)
• § 21 Mindestlohngesetz (Bußgeld)
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Branchenliste)
• § 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (Ausnahmen)
• Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Juni 2026 (nicht beschlossen)

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Betrieb klärst du Einzelheiten mit Steuerberater oder Anwalt.